1- تتولى وزارة الثقافة والإعلام ممثلة بوكالة الوزارة للشؤون الثقافية مسؤولية تنظيم المعرض وإدارته والإشراف عليه وتكون هي المرجع في كل ما يخص المعرض.

2- تقوم الجهات المشاركة في المعرض بتزويد إدارة المعرض بقائمة مطبوعاتها ومطبوعات موكليها التي ستشارك بها بالمعرض. تعبئة " استمارة عناوين الإصدارات" في موعد أقصاه 10/2/1432هـ الموافق 14/1/2011 م . ينظر البريد الإلكتروني من خلال الموقع:
http//riyadhbookfair.org.sa

3- تقوم إدارة المعرض بإشعار المشارك بالموافقة على مشاركته عبر الانترنت.

4- عند اعتماد المشاركة لا يحق للجهة المشاركة المطالبة باسترداد الرسوم أو الانسحاب إلا بموافقة إدارة المعرض.

5- آخر موعد لقبول طلبات الاشتراك هو 10/2/1432هـ الموافق 14/1/2011م.

6- آخر موعد لقبول طلبات التأشيرات هو 10/2/1432هـ الموافق  14/1/2011م.

7- استلام طرود الكتب  حتى 30/2/1432هـ الموافق 3/2/2011 م .

8- تسليم الأجنحة يوم 24/3/1432 هـ  الموافق 27/2/2011 م  .

9- تقوم دور النشر المشاركة في المعرض بترتيب الأجنحة المخصصة لها في موعد أقصاه الساعة 12 ظهراً من يوم 25/3/1432 هـ الموافق 28/2/2011 م . آخر يوم لإخلاء المعارض 7ربيع ثاني 1432 هـ الموافق 12/ مارس 2011 م .